TÜRKİYE MADENCİLER DERNEĞİ MESLEKİ SINAV MERKEZİ

İtiraz ve Şikayet Süreci

TANIMLAR

İTİRAZ: Başvuru sahibinin, adayın veya belgelendirilmiş bir kişinin, TMD Ticari İşletmesi tarafından personel belgelendirmeyle ilgili olarak alınan olumsuz bir kararın (belgenin askıya alınması, iptali, gözetime yönelik kararlar, yeniden belgelendirme vb.) tekrar dikkate alınması ya da belgelendirme sınavı soruları ve/veya sınav sonuçlarının yeniden değerlendirilmesi yönündeki talebidir.

ŞİKAYET: Bir kişi veya kuruluşun, TMD Ticari İşletmesinin itiraza konu olan faaliyetleri haricindeki faaliyetleri veya TMD Ticari İşletmesi tarafından belgelendirilmiş kişilerin faaliyetlerine yönelik olarak memnuniyetsizliklerini bildiren ve cevaplandırılması gereken talepleridir.

İtiraz ve Şikayetlerin Alınması

İtiraz ve şikayetler web sitesinden veya yazılı olarak yapılabilir ve kayıt altına alınır. İlgili kayıtlar;

  • FR.21 İtiraz Formu
  • FR.44 Şikayet Formu

İtirazlar, itiraza konu kararın kişiye yazılı veya elektronik posta ile bildiriminden itibaren 10 işgünü içerisinde yapılmalıdır. Şikayetler için süre sınırlaması bulunmamaktadır. Yapılan itiraz veya şikayetin TMD Ticari İşletmesi ile ilgisi bulunmadığı tespit edilirse, kişiye durum bildirilir. Şikayetler için şikayet sahibi ve şikayetin içeriğine ilişkin bilgiler gizli tutulur.

İtirazların Değerlendirilmesi ve Sonuçlandırılması

Sınav değerlendirme sonucuna itiraz olması halinde, itiraz TMD Ticari İşletmesi ulaştıktan sonra karara konu olan değerlendirmeyi yapan değerlendirici ile ön değerlendirme yapılır ve itiraz sahibi ile görüşmesi sağlanır. İtiraz sahibi ilk görüşme sonucunda halen itirazını sürdürürse, Belgelendirme Karar Verici ile bir görüşme ayarlanır. Bu görüşme sonucunda da itiraz sahibi itirazını sürdürürse konu İtiraz ve Şikayet Komitesine sunulur. Diğer hususlarda (Program Komitesi kararları veya personele ilişkin kararlar gibi) itiraz olması halinde, itiraz kayda alınarak doğrudan İtiraz ve Şikayet Komitesine sunulur. İlgili kayıtlar;

İtirazın aynı sınavlarda yer alan diğer kişilerin belgelendirme kararını etkilediğinin anlaşıldığı hallerde komite o sınava ilişkin yürütmenin durdurulmasını talep edebilir. Bu durumda ilgili sınava ilişkin belgelendirme süreci komitenin değerlendirmesi sonuçlanmadan tamamlanamaz.

Komite kararları çoğunlukla alınır. Komite değerlendirmesini tamamlayarak sonucu Sınav Hizmetleri Sorumlusuna iletir. Sınav Hizmetleri Sorumlusu komite kararı uyarınca gerekli tedbiri alır. Konunun belgelendirme kararını etkilemesi halinde, husus Belge Karar Vericisine iletilerek gerekli tedbir alınır. İlgili kayıtlar;

İtirazlar kayıt tarihinden itibaren en geç 15 gün içerisinde sonuçlandırılır ve kişinin talebine uygun olarak yazılı veya elektronik posta ile itiraz sahibine bilgilendirme yapılır. Tüm süreçler işlenerek kaydedilir. İlgili kayıtlar;

İtirazlara ilişkin tüm dokümantasyonun bir kopyası ayrıca dosyalanır ve değerlendirilmek üzere ilgili dönem için Yönetimin Gözden Geçirilmesi Toplantısında gündeme alınır. İlgili kayıtlar;

Şikayetlerin Değerlendirilmesi ve Sonuçlandırılması

İtiraza konu olamayacak her türlü başvuru şikayet olarak kaydedilir. KYT tarafından gerekli soruşturma yapılır, gerekli hallerde inceleme yapmak üzere İşletme Müdürü tarafından şikayeti incelemek üzere bir personel görevlendirilebilir. Teknik değerlendirme gereken şikayetlerde dokümanlar İtiraz ve Şikayet Komitesine sunulur. İlgili kayıtlar;

Şikayetin belgelendirme kararını etkileyebileceği hallerde, şikayet İtiraz ve Şikayet Komitesine sunulur ve Sınav Hizmetleri Sorumlusundan yürütmenin durdurulması talep edilir. Bu durumda şikayetin ilgili olduğu sınava ilişkin belgelendirme süreci komitenin değerlendirmesi sonuçlanmadan tamamlanamaz. Komite gerekli hallerde alt komisyon kurulmasını veya inceleme yapmak üzere bir kişinin görevlendirilmesini talep edebilir. Bu durumda gerekli görevlendirme yapılır. İlgili kayıtlar;

Şikayete ilişkin incelemeler sonucunda hazırlanan dosya (komite değerlendirmesi yapılan hallerde komite kayıtlarını da içerir) İşletme Müdürüne sunulur, İşletme Müdürü tarafından gerekli tedbirin alınması için ilgili personel talimatlandırılır. Belge kararını etkileyen durumlarda dosya Belgelendirme Karar Vericisine iletilerek gerekli tedbiri alması istenir.

Şikayetlerin kayıt tarihinden itibaren en geç 30 gün içerisinde sonuçlandırılması esastır. Mücbir sebeplerle süre uzatımı gereken haller ortaya çıkarsa şikayet sahibine bu konuda bilgilendirme yapılır. Şikayet sonuçları, şikayet sahibinin talebine uygun olarak, yazılı veya eposta olarak ilgili kişiye bildirilir.

Tüm süreçler uygun şekilde kaydedilir. Şikayetlere ilişkin tüm dokümantasyonun bir kopyası ayrıca dosyalanır ve değerlendirilmek üzere ilgili dönem için Yönetimin Gözden Geçirilmesi Toplantısında gündeme alınır.

 

İTİRAZ FORMU İÇİN TIKLAYINIZ!

ŞİKAYET FORMU İÇİN TIKLAYINIZ!